個人情報保護方針

制定:平成18年9月1日
(最終更新:平成28年2月26日)
エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
代表取締役社長  長谷川 和弘

エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社(以下「当社」という)は、個人情報の保護に関する法令の遵守など、 以下の方針に基づき、全社的な取組みを実施します。

■個人情報の取得について

当社は以下の条件で個人情報(個人番号及び特定個人情報を除きます※)の取得を行います。

  1. 利用目的の達成のために必要な範囲のみ取得します。
  2. 適法かつ公正な手段を用います。
  3. 利用目的を明らかにします。
    ※「特定個人情報等保護方針」参照

■個人情報の利用について

当社が取得したお客様の個人情報について、利用する際は利用目的の範囲内といたします。
なお、利用目的達成のために個人情報の取扱いを委託する際には、適切な基準を満たしたNTT都市開発グループ各社を含む委託先を選定し、適切な措置を講じます。
ただし、以下の場合はお客様のご同意なく個人データを第三者に開示・提供することがあります。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが 困難であるとき。
  3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることが困難であるとき。
  4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、お客様のご同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

■個人情報の適正管理について

当社は、お客様の個人情報の正確性及び安全性を確保するために、セキュリティ対策をはじめとする適切な安全対策を実施し、 不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏えいなどに対する予防措置を講じます。

■法令遵守

当社は、個人情報保護に関連する法令及びその他の規範を遵守します。

■継続的改善について

当社は、内部監査等を通じ、管理の仕組みの継続的な見直し・改善を図り、適切な個人情報保護マネジメント・システムを維持・推進します。
※参考 「NTTグループ情報セキュリティーポリシー

■当社が保有しているお客様個人情報について

1.「保有個人データ」の「利用目的」
お客様の個人情報は、以下の目的に利用いたします。

  1. 対象事業
    オフィスビル事業、住宅事業、商業事業、工事請負・物品販売、その他関連する事業
  2. 利用目的
    項目(1)の事業において、次の利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
    ・DM・パンフレット等の発送、訪問・電話・電子メールによる勧誘等の営業活動のため
    ・不動産取引に関する契約の履行、情報・サービス提供のため
    ・マンション管理業務履行のため
    ・契約・覚書などの締結、業務に伴うご連絡などの契約業務履行のため
    ・アフターサービスに関するサービス・商品の案内等各種業務のため
    ・お客様満足度等のアンケート調査の案内のため
    ・統計情報としてのお客様動向分析および商品開発等調査分析のため
    ・事故・災害時等の対応(緊急連絡含む)及び安全管理への利用のため
    た、取得の場面に応じて利用目的を限定するように努め、申込書・パンフレット等に記載します。
  3. 個人情報に関する問い合わせ窓口
    お客様の個人情報に関するご質問、ご意見のお申し出については、以下の担当までご連絡ください。
    [お問合せ窓口]
    エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス(株)
    企画総務部 総務経理部門
    住所:〒101-0021 東京都千代田区外神田4−14−1 秋葉原UDX
    メール      privacy_bs-ml@nttud.co.jp
    電話:03-6384-0600(受付時間 平日9:00~17:30)
  4. 個人情報の開示請求等に関して
    お客様からご自身に関する保有個人データの開示を求められた場合、当社は、遅滞なくこれに応じます。
    また、弊社にご提供いただいた保有個人データに誤りがあり、 お客様からご自身に関する保有個人データの訂正・削除のお申し出があったときは、その調査を行い、
    訂正・削除を必要とする事由があると判断された場合は、遅滞なく訂正・削除を行います。いずれの場合も上記お問い合わせ窓口までご連絡ください。
    なお、お客様からのご自身の保有個人データに関するお問い合わせに対しましては、 弊社所定の「ご本人確認」の手続きを取らせて頂いた上で、弊社所定のお申し出のお手続きをお願いすることになります。
    また、手数料のお支払いをお願いすることもございますので、ご了承のうえご協力をお願い申し上げます。

特定個人情報等保護方針

制定:平成28年2月26日
エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
代表取締役社長  長谷川 和弘

当社は、個人番号及び特定個人情報(以下、個人番号と特定個人情報を総称して「特定個人情報等」といいます。)のお取扱いに関し「NTTグループ情報セキュリティーポリシー」を基本とし、以下の方針でお取扱いいたします。
なお、この方針の中で「株主様」とは、株主及び登録株式質権者又はその法定代理人として株主名簿に記載又は記録された方をいいます。
また、以下に記載している社員等特定個人情報の取り扱いについては、退職・退任した後も同様とします。

1.お取引先等特定個人情報等の取扱いについて

  1. 当社における取引先等特定個人情報等の利用目的
    当社で保有する取引先等特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

    • ①報酬、料金、契約金、及び賞金の支払調書作成に係る事務
    • ②不動産の使用料等の支払調書作成に係る事務
    • ③不動産等の譲受けの対価の支払調書作成に係る事務
    • ④不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書作成に係る事務

    なお、取引先等から直接書面にて記載されたお取引先等特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報の保護に関する法律(以下、「個人情報保護法」といいます。)第18条第4項各号に該当する場合を除き、その都度、利用目的を明示させていただきます。
    ただし、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「番号法」といいます。)第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

  2. 当社における株主様特定個人情報等の利用目的
    当社で保有する株主様特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

    • ①配当、剰余金の分配又は基金利息の支払調書作成に関わる事務
    • ②株式等の譲渡の対価等の支払調書作成に係る事務
    • ③配当金とみなす金額に関する支払調書作成に係る事務
    • ④交付金銭等の支払調書作成に係る事務
    • ⑤名義人受領の株式等の譲渡の対価の調書作成に係る事務
    • ⑥特定新株予約権等・特定外国株新株予約権等の付与に関する調書作成に係る事務
    • ⑦新株予約権の行使に関する調書作成に係る事務
    • ⑧株式無償配当に関する調書作成に係る事務
    • ⑨上場株式配当等の支払いに関する通知書の作成に係る事務
    • ⑩配当等とみなす金額に関する支払通知書の作成に係る事務

    なお、株主様から直接書面にて記載された株主様特定個人情報等をお預かりする場合は、個人情報保護法18条第4項各号に該当する場合を除き、利用目的を明示させていただきます。
    ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

  3. 当社における社員等特定個人情報等の利用目的
    当社で保有する社員等特定個人情報等の利用目的は次の事務の範囲のとおりです。

    • ①報酬・料金・契約金及び賞金の支払調書作成に係る事務
    • ②給与所得・退職所得の源泉徴収票作成に係る事務
    • ③雇用保険・労働者災害補償保険届出書の作成に係る事務
    • ④厚生年金保険の被保険者資格取得届等の作成に係る事務
    • ⑤国民年金の第3号被保険者資格取得届等の作成に係る事務
    • ⑥健康保険の資格取得届等の作成に係る事務
    • ⑦エヌ・ティ・ティ企業年金基金が行う給付事務のために個人番号を提供する事務
    • ⑧規約型企業年金による給付の源泉徴収票作成に係る事務
    • ⑨財産形成年金貯蓄・財産形成住宅貯蓄の非課税に関する申込書の作成に係る事務
    • ⑩社員持株会及び役員持株会からの委託に伴う、配当金に関する信託の計算書及び株式の譲渡の対価に関する支払調書の作成のために個人番号を含む特定個人情報等を提供する事務

    なお、社員の皆様から直接書面にて記載された社員等特定個人情報等を取得する場合は、個人情報保護法第18条第4項に該当する場合を除き、利用目的を明示することとします。
    ただし、番号法第29条第3項で読み替える個人情報保護法第16条第3項第1号又は第2号にあたる場合はこの限りではありません。

  4. 第三者への特定個人情報等の提供について
    当社は、特定個人情報を第三者提供しません。ただし、番号法第19条各号に定める場合には、事前に本人の同意を得ることなく、必要な特定個人情報等を関係する第三者に提供すること、又は、関係する第三者から必要な特定個人情報等の提供を受けることがあります。

  5. お預かりしている特定個人情報等の共同利用について
    当社が、お預かりしている特定個人情報を、特定の者との間で共同利用することはいたしません。

  6. お預かりしている特定個人情報等の開示等の手続きについて
    当社がお預かりしている特定個人情報等の開示等の求めに対応させていただきます。

    ①開示等の求めに必要な書類

    開示等の求めを行う場合は、次の請求書をダウンロードし所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送または、来社によりお願い申し上げます。

    なお、会社法等他の法令に基づく開示のご請求の場合は、この限りではございません。
    また、会社法等の規定により、株主様による当社株式の売却・当社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きによらずに、当社が株主名簿への記載又は記録された株主様特定個人情報等を訂正・利用停止等をすることはございません。

    ※株主様の当社株式の売却・当社の株主名簿への記載又は記録等のお手続きにつきましては、お取引の証券会社又は当社の株主名簿管理人 みずほ信託銀行までお問い合わせ下さい。

    ②取引先等、株主様請求書送付先

    エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
    企画総務部 総務経理部門
    住所:〒101-0021 東京都千代田区外神田4−14−1 秋葉原UDX6F
    メール      privacy_bs-ml@nttud.co.jp
    電話:03-6384-0600(受付時間 平日9:00~17:30)

    ※「開示等の求め」に関して取得した特定個人情報等の扱いについて
    開示等の求めによりお預かりした特定個人情報等の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

    ③社員等の請求書送付先

    エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
    企画総務部 総務経理部門
    住所:〒101-0021 東京都千代田区外神田4−14−1 秋葉原UDX6F
    メール      privacy_bs-ml@nttud.co.jp
    電話:03-6384-0600(受付時間 平日9:00~17:30)

    ※「開示等の求め」に関して取得した特定個人情報等の扱いについて
    開示等の求めにより取得した特定個人情報等の利用目的は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

    • ・求めのあった事項の結果は、対面又は請求者本人が指定した住所への郵送(本人限定受取郵便とします。)により所定の様式で回答・通知します。ただし、請求者本人が同意した方法(FAX又は電子メールによる回答・通知を請求者本人が指定)があるときは当該方法とします。なお、対面の場合には、請求者本人の了解があれば、所定の様式に代えて口頭で回答・通知します。
    • ・請求の手続きは、代理人による請求も可能ですが、委任状及び代理人の公的証明書(写し)等が必要となります。
    • ・開示請求について、対象となる特定個人情報等を開示することにより業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には、その全部又は一部に応じないことがあります。
  7. 当社のお取引先等、株主様特定個人情報等に関するご相談窓口
    当社のお取引先等、株主様特定個人情報等の取扱いに関するご相談窓口については、下記まで、お手紙・電子メールにてお申し出下さい。なお、ご来社頂いてのお申し出はお受けかねますので、ご了承賜りますようお願い申し上げます。

    エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
    企画総務部 総務経理部門
    住所:〒101-0021 東京都千代田区外神田4−14−1 秋葉原UDX6F
    メール      privacy_bs-ml@nttud.co.jp
    電話:03-6384-0600(受付時間 平日9:00~17:30)

  8. 当社の社員等特定個人情報等の取り扱いに関する相談等については、下記まで、電話又はメールにてご連絡下さい。。

    エヌ・ティ・ティ都市開発ビルサービス株式会社
    企画総務部 総務経理部門
    住所:〒101-0021 東京都千代田区外神田4−14−1 秋葉原UDX6F
    メール      privacy_bs-ml@nttud.co.jp
    電話:03-6384-0600(受付時間 平日9:00~17:30)

2.法の遵守について

特定個人情報の取扱いにあたっては、個人情報保護法、番号法及び関連法令を遵守し、主管する省庁のガイドラインや業界ガイドラインを守ります。

3.安全管理措置について

特定個人情報の取扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

  1. 組織的安全管理措置

    委員会や各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、管理台帳やプロセス管理表などのステートメントの作成、更に継続的な改善など組織的な管理体制を構築しています。

  2. 人的安全管理措置

    役員、社員、派遣社員を問わず、特定個人情報を取り扱う全ての従業者に、特定個人情報の保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。

  3. 物理的安全管理措置

    特定個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、火災・落雷等による特定個人情報の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

  4. 技術的安全管理措置

    個人データにアクセスする場合の認証・権限管理・制御・記録などのアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウィルス対策、暗号化や責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、情報システムの監視、などの技術的管理措置を講じます。

4.マネジメント・システムの継続的改善について

管理体制や規程類を定期的、継続的かつ柔軟に見直し、技術や法制度の変化などに合わせ、適時適切なる管理体制を常に改善し、特定個人情報の保護に積極的に取り組みます。

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